Varslingsrutiner HBU

Mål HBUs mål er at barn og unge gjennom lek og øvelse med teater skal se verdien av mangfoldige, frivillige og demokratiske fellesskap.

For best mulig å fremme organisasjonens formål og verdier er det et mål at HBU skal være en trygg organisasjon. Det vil si å være et trygt felleskap for alle deltagere på våre aktiviteter og arrangementer og skape trygge rammer for utadrettet virksomhet for tillitsvalgte og medlemmer.HBU forventer at seksuell overskridende adferd, seksuelle overgrep, seksuell trakassering og diskriminering ikke finner sted! Dette er i samsvar med FNs barnekonvensjon - barns rett til beskyttelse fra vold og overgrep (artikkel 19), samt retten til å ikke bli diskriminert (artikkel 2).

For å sikre en trygg organisasjon er det nødvendig med både forebyggende arbeid og et effektivt beredskapsarbeid. Det er styrets ansvar at det velges tre representanter til varslingsutvalg hvert år. I tillegg skal retningslinjer for håndtering vurderes oppdatert og publiseres hvert år.

Dette dokumentet gir retningslinjer for mottak av varsler og håndtering av saker som innebærer seksuell trakassering, grenseoverskridende seksuell adferd, overgrep eller diskriminering i HBU.

Definisjoner og omfang

Disse retningslinjene gjelder følgende forhold før, under og etter HBUs arrangementer og aktiviteter:

Seksuelle overgrep: Ufrivillige seksuelle handlinger gjort av en person mot en annen i en relasjon av tillit eller tvang. Dette inkluderer seksuelle handlinger eller ytringer som en person med høyere alder og/eller mer makt gjør mot et barn eller ungdom som ikke forstår handlingene, ikke har nok erfaring eller kunnskap til å komme seg ut av det.

Grenseoverskridende seksuell adferd: Handlinger som bryter med de grenser en person har for å beskytte sin integritet. Dette kan være, men er ikke begrenset til, uønskede seksuelle tilnærmelser, oppfordring om seksuelle tjenester, verbal eller kroppslig atferd av seksuell natur som oppleves ydmykende og/eller invaderende.

Seksuell Trakassering: Seksuell trakassering er uønsket seksuell oppmerksomhet som har som formål eller virkning å være krenkende, skremmende, fiendtlig, nedverdigende, ydmykende eller plagsom. I seksuell ligger at det spiller på kropp, kjønn og seksualitet. Oppmerksomhet omfatter både verbal, ikke-verbal og fysisk atferd. Seksuell trakassering inkluderer forskjellsbehandling på bakgrunn av kjønn / kjønnsidentitet og kan i de tilfeller betegnes som kjønnsmobbing.

Diskriminering: Diskriminering er direkte eller indirekte forskjellsbehandling blant annet på grunn av etnisitet (herunder nasjonal opprinnelse, avstamning, hudfarge, språk), religion, livssyn og/eller funksjonsnedsettelse.

Rutiner for den som mottar mistanke, melding eller anklage

1. Når du mottar et varsel, skal du finne et skjermet sted å ha samtalen. Lytt nøye, bekreft det du har hørt og opptre rolig. Gi trygghet og sørg for at den utsatte opplever å bli trodd. Ta gjerne notater under samtalen (om det er naturlig) eller umiddelbart etter. Informer om at alt personen forteller deg vil holdes fortrolig, men at du har plikt til å fortelle det videre til varslingsutvalget.

2. Sikre situasjonen for den utsatte og vurder om det er behov for akutt psykisk eller fysisk helsehjelp. Det er ditt ansvar å ivareta personen inntil andre ansvarspersoner overtar.

3. Kontakt varslingsutvalget og informer om situasjonen. Dersom saken gjelder noen i varslingsutvalget, kontakter du de andre. Kontakt aldri den som anklages.

4. Varslingsutvalget har ansvar for videre oppfølging av situasjon. Ved behov vil varslingsutvalget bistå den utsatte med besøk til legevakt for fysisk og psykisk helsehjelp og for å sikre bevis. Dersom den utsatte er under 15 år, varsler varslingsutvalget foresatte og/eller barnevern. Er den utsatte 15 år eller eldre bør kontakt med foresatte skje i dialog med den utsatte.

5. Varslingsutvalget vurderer om forholdet er en sak det bør søkes støtte hos LNU og har ansvar for videre saksgang.

Videre saksgang i håndtering av varsler

Det vil alltid være flere personer som er berørt når det kommer en mistanke eller en anklage om grenseoverskridende adferd og/eller overgrep. Alle bør bli ivaretatt. Spesielt gjelder dette den utsatte og den det er varslet om. Hensynet til den utsatte vil ha forrang i fasen hvor saken undersøkes.

Videre saksgang består av innledende undersøkelser, vurdering om forholdet skal politianmeldes og individuelle møter med de berørte partene for å få klarhet i hva som har skjedd. På bakgrunn av dette avgjør varslingsutvalget om organisasjonens retningslinjer har blitt brutt og hvilke konsekvenser det eventuelt skal få.

1. Varsel mottas og undersøkes. Varslingsutvalget skal ikke etterforske, men få klarhet i om forholdet er et lovbrudd og om det skal anmeldes. I de fleste saker vil den utsatte få bestemme om hen ønsker at forholdet skal anmeldes. I særs grove tilfeller må varslingsutvalget vurdere om forholdet skal anmeldes selv om den utsatte ikke ønsker dette.

2. Hvis forholdet det blir varslet om politianmeldes vil, som hovedregel, ikke den det er varslet om, bli kontaktet før politiet er ferdig med sin etterforskning. Dette for å sikre bevis og at politiet får første samtale med involverte parter. Unntak fra dette er behov for å suspendere personer der vurderingen er at det stor fare for gjentagelse.

3. Etter at politiet er ferdig med sin etterforskning vil varslingsutvalget fungere som kontaktpersoner for den utsatte og for den det er varslet om. Varslingsutvalget kan være behjelpelig med å opprette kontakt med hjelpeinstanser og andre ressurser. Det kan oppnevnes ressurspersoner for andre involverte og det tilstrebes god informasjonsflyt til de deler av organisasjonen der det er nødvendig. Kontakt- og ressurspersonene kan ikke ha tilknytning til eller interesser i den aktuelle saken.

4. Suspensjon: En tillitsvalgt som blir anklaget, mistenkt eller anmeldt for alvorlig trakassering, diskriminering, grenseoverskridende adferd eller overgrep vil som hovedregel bli suspendert fra verv og oppgaver, inntil saken er avklart med politi, rettsinstans og i organisasjonen. Suspensjon vil også kunne gjelde deltakelse på arrangementer og for anmeldte forhold utenfor HBU. Suspensjonen vil stå inntil nytt vedtak er fattet.

5. Når saken er ferdigbehandlet i politi og rettsinstanser eller i de saker hvor det ikke foreligger en politianmeldelse, vil varslingsutvalget arrangere møter med alle berørte parter. Det er viktig at alle berørte parter får mulighet til å uttale seg og blir hørt på lik linje. Den det er varslet om kalles inn til samtale til sist slik at varslingsutvalget skal kunne legge fram alle anklager og at omvarslede får mulighet til å forklare seg på alle punkter. Det vil føres referat fra samtalene, og disse vil være hovedgrunnlaget for konklusjon i saken.

6. Om personen det er varslet mot eller personen som har opplevd handlingen(e) det er varslet om ikke ønsker å forklare seg, vil varslingsutvalget kunne konkludere på bakgrunn av de fakta de har i saken etter 6 måneder. I saker hvor det ikke foreligger tilstrekkelig fakta i saken på grunn av manglende forklaring fra personen som har opplevd handlingene det er varslet om, vil saken bli henlagt. Varsler som henlegges oppbevares i 3 til 5 år beroende på alvorlighetsgrad. Dette for å kunne ta opp igjen saken om forhold endrer seg, eller det kommer inn nye varsler om samme person.

7. Dersom varslingsutvalget etter å ha gjennomført samtaler med alle parter konkluderer at det er forekommet brudd på organisasjonens retningslinjer, vil varslingsutvalget i samme prosess vedta og iverksette sanksjoner etter vurdering av alvorlighetsgrad. Reaksjoner kan være alt fra skriftlig advarsel til utestengelse fra arrangementer til fratredelse fra verv. Dersom det stadfestes alvorlig brudd på HBUs retningslinjer eller brudd på straffeloven kan det fattes vedtak om eksklusjon. Dette gjelder også om bruddene har skjedd utenfor HBU. Vedtak fattet av varslingsutvalget kan ankes til styret.

Oppfølging i etterkant

Varslingssaker er ofte svært belastende for de involverte og krever at organisasjonen gir god oppfølging, også i etterkant. Ressurspersonene som ble oppnevnt bør være tilgjengelige for partene i en periode etter at vedtak er fattet. HBU skal dessuten følge opp mottaker av varsel og andre involverte på en god måte.

Lagring av dokumentasjon

Informasjon og dokumentasjon fra saksgangen lagres i 3 til 10 år beroende på sakens alvorlighetsgrad. Denne oppbevares sikkert og konfidensielt i tråd med regler for GDPR.

Retningslinjene tar utgangspunkt i veilederen Trygg (trygg.LNU.no).

Etiske retningslinjer for Haugesund Barne- og ungdomsteater

De etiske retningslinjene bygger på HBU sitt verdigrunnlag og vedtekter og er en sammenfatning av disse. De etiske retningslinjene gjelder for alle tillitsvalgte og medlemmer i HBU. Styret har ansvar for å gå gjennom retningslinjene hvert år og oppdatere dem ved behov.

Alle tillitsvalgte skal informeres om retningslinjene når de tiltrer sine verv. Brudd på de etiske retningslinjene skal meldes til varslingsutvalget og kan medføre sanksjoner etter vurdering av bl.a. alvorlighetsgrad.

1. Likeverd og inkludering

Alle tillitsvalgte i HBU skal vise respekt for alle mennesker, uavhengig av alder, etnisitet, kjønn, kjønnsidentitet og kjønnsuttrykk, seksuell orientering, religion, livssyn, politisk overbevisning eller funksjonshemming. HBU tar avstand fra alle former for negativ diskriminering, rasisme, trakassering og mobbing. HBU jobber for at alle barn og unge skal inkluderes i organisasjonen. Vi skal også ha et trygt og inkluderende miljø for alle våre voksne medlemmer og alle som er på dugnad for oss.

2. Respekt for andres integritet og grenser

HBU skal være en trygg organisasjon hvor den enkeltes integritet og grenser respekteres. Seksuell trakassering, seksuell overskridende atferd og seksuelle overgrep aksepteres ikke. Alle tillitsvalgte må til enhver tid kjenne til og følge retningslinjene for et trygt HBU som vedtas av styret.

3. Rolleforståelse

Alle tillitsvalgte skal være bevisst den makt og påvirkningskraft de har i relasjon til andre både i og utenfor organisasjonen, og ikke misbruke den tillit de har i kraft av sitt verv. Tillitsvalgte skal ikke utsette seg selv eller andre for fare når de opptrer på vegne av HBU.

4. Habilitet

Enhver som deltar i behandlingen av en sak i styret eller andre organer i HBU skal selv vurdere sin habilitet i saken. Dersom man enten selv har egeninteresse eller har et nært slektskap eller forhold til noen av partene med egeninteresse i utfallet av saken, er man inhabil og skal ikke delta i behandling av saken.

5. Representasjon

Tillitsvalgte som representerer HBU er ansvarlige for gjennom sin opptreden å opprettholde tilliten og omdømmet til HBU.

6. Økonomisk ansvarlighet

Alt arbeid skal utføres uten uærlighet, uredelige hensikter eller korrupsjon. Det skal utvises ansvarlighet ved forvaltning av organisasjonen, forvaltning av offentlige midler og administrasjon av økonomiske midler. Alle tillitsvalgte plikter å gjøre seg kjent med vedtatte budsjetter og praksis for innkjøp og bruk av organisasjonens penger.

7. Åpenhet og fortrolighet

HBU skal utvise åpenhet i vedtak og prosesser. Protokoller, referat og vedtak skal som hovedregel være tilgjengelig for alle organisasjonens tillitsvalgte. Når styret behandler saker som inneholder sensitiv informasjon, kan styret vedta taushetsplikt for å sikre sakens fortrolighet.

Brudd på retningslinjene

Brudd på de etiske retningslinjene kan meldes til varslingsutvalget og kan medføre sanksjoner etter vurdering av bl.a. alvorlighetsgrad.

Dersom tillitsvalgte bryter HBUs etiske retningslinjer, har varslingsutvalget myndighet til å fatte vedtak om tiltak. Slike vedtak kan ankes til styret. Varslingsutvalget kan suspendere den det er varslet om mens saken behandles. Mindre brudd kan sanksjoneres med muntlig eller skriftlig advarsel, utestengelse fra arrangementer eller fratagelse av verv. Alvorlige brudd kan sanksjoneres med utestengelse eller eksklusjon. I saker hvor det er hensiktsmessig følges rutinen for saksgang i håndtering av varsler, som beskrevet i «Varslingsrutiner HBU».